آیین نامه شورای پذیرش و بررسی پیشنهادات کارکنان

مقدمه

اهمیت و ضرورت توجه به نظام‌های مدیریتی توسعه منابع انسانی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. نظام پیشنهادات به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد، محیطی را در سازمان به وجود می‌آورد که کارکنان، مشتریان و تمامی افرادی که با سازمان در ارتباط هستند از عالی‌ترین رده سازمانی تا پایین‌ترین سطح آن، نظرات، ایده‌ها و پیشنهادهای خود را در زمینه حل مشکلات و نارسایی‌ها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت‌های سازمان ارائه نمایند.

ﺍﻳﻦ ﻧﻈﺎﻡ ﺑﺮ ﻫﻤﻜﺎﺭﻱ ﻭ ﻣﺸﺎﺭﻛﺖ ﺩﺍﻭﻃﻠﺒﺎﻧﻪ ﻛﺎﺭﻛﻨﺎﻥ ﺍﺳﺘﻮﺍﺭ ﺍﺳﺖ ﻭ ﻣﻲﺧﻮﺍﻫﺪ ﺍﺯ ﺍﻧﺪﻳﺸﻪ‌ﻫﺎ، ﻧﻈﺮﻳﺎﺕ ﻭ ﺍﺑﺘﻜﺎﺭﺍﺕ ﺁﻧﻬﺎ ﺩﺭ ﺣﻞ ﻣﺴﺎﺋﻞ ﻭ ﻣﺸﻜﻼﺕ ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﻛﻨﺪ. ﻧﻈﺎﻡ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎﺩﻫﺎ ﺻﺎﺣﺒﺎﻥ ﺍﻧﺪﻳﺸﻪﻫﺎﻱ ﺳﺎﺯﻧﺪﻩ ﺭﺍ ﺑﺪﻭﻥ ﺩﺭ ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻦ ﺷﻐﻞ ﻭ ﻣﻘﺎﻡ ﺁﻧﻬﺎ ﺑﻪ ﻃﻮﺭ ﻳﻜﺴﺎﻥ ﭘﺬﻳﺮﺍ میشود و پس از بررسی، در صورتی که شرایط لازم برای اجرا را داشته باشد، از آن بهره‌مند می گردد و برای تشویق فرد پیشنهاد دهنده، مشوق‌هایی را ﺩﺭ ﻗﺒﺎﻝ ﻋﺮﺿﻪ ﻛﺮﺩﻥ ﺍﻧﺪﻳﺸﻪﻫﺎﻱ ﺳﺎﺯﻧﺪﻩ ﻓﺮﺍﻫﻢ ﻣﻲنماید.

ارائه پیشنهاد توسط کارکنان دانشگاه می‌تواند در تمامی زمینه‌های اختصاصی و عمومی حوزه ذیربط به عمل آید، اما برنامه‌های مربوط به تحول اداری که بتواند منجر به رعایت صرفه و صلاح اقتصادی دانشگاه، بهسازی و اصلاح در فرایندهای انجام کار و بهبود و ارتقاء کیفی و کمی فعالیت‌های دانشگاه شود، از اولویت های پذیرش و بررسی پیشنهادها برخوردار خواهد بود.

ماده (۱): اهداف

- پدید آوردن فضای مناسب برای شکوفایی و بهره‌گیری از اندیشه و تجارب کارکنان و افزایش میزان تعلق و دلبستگی آنان به محیط کار

- ایجاد فضای آزاد و سالم برای طرح و نقد اندیشه و وسعت دادن به میزان آگاهی‌ها و توانایی‌های کارکنان

- تلاش برای جلب مشارکت کارکنان در فرآیندهای تصمیم گیری‌

- گسترش تفکر و کار گروهی به واسطه پیشنهادهای جمعی

- ارائه راه‌کارهای سازنده در راستای رفع مشکلات و تسهیل و تسریع امور

- کاهش هزینه‌های جاری، بهبود رویه‌های اجرایی، افزایش کیفیت خدمات و ارتقاء بهره‌وری

ماده (۲) : ارکان

۱ - کمیته مرکزی: با عضویت رئیس دانشگاه، معاون توسعه مدیریت و منابع دانشگاه، نماینده تام الاختیار هر معاونت، دو نفر نماینده کارکنان (که با رای مستقیم کارکنان انتخاب می شوند ) و دبیر کمیته پیشنهادات، تشکیل میگردد.

شرح وظایف

- تعیین خط و مشی‌های اجرایی، سیاست گزاری و برنامه ریزی مرتبط با نظام پذیرش پیشنهادها و تعیین زمینه مناسب برای ارایه پیشنهادها

- تصویب و اجرای دستورالعمل نظام پیشنهادات

-تعیین اولویت و زمینه‌های مناسب ارائه پیشنهاد

- تصمیم گیری در مورد رد یا پذیرش نهایی پیشنهادات پس از بررسی دقیق از جنبه های علمی، عملی و قانونی

- نظارت بر اجرای پیشنهادهای مصوب و تبیین نتایج اجرای هر پیشنهاد در حوزه مربوطه

- تعیین و تایید سه پیشنهاد برتر اعم از کمی و کیفی (بیشترین اثربخشی)، پیشنهاد دهنده برتر با بیشترین پیشنهاد (به شرط حداقل ۱۰ درصد پیشنهاد مصوب)، کارشناس برتر، مجری برتر، مدیر برتر در طول سال (در صورت دارا بودن شرایط)

- نظارت بر عملکرد دبیرخانه

- تدوین و تصویب ضوابط و معیارهای تعیین پاداش کارشناسان بررسی کننده و مجریان پیشنهادها بر حسب میزان مشارکت و کمک آن ها در اجرا و ابلاغ آن به واحد ذی ربط با امضای رئیس کمیته مرکزی برای پرداخت

- تعیین و تصویب مشوق های عمومی به منظور تقویت فرهنگ مشارکت میان کارکنان، از محل منافع نظام پیشنهادها

- تصویب دوره های آموزشی مناسب جهت کارکنان و اعضای کارگروه

- رسیدگی به شکایات و اعتراض پیشنهاد دهندگان به نتایج بررسی های کار گروه

تبصره: کمیته مرکزی با حضور نصف بعلاوه یک اعضا رسمیت می یابد و تصمیمات آن نیز با موافقت اکثریت نسبی (نصف بعلاوه یک) حاضران معتبر است.

۲ - دبیرخانه: واحدی است که زیر نظر دبیر کمیته مرکزی پیشنهادات فعالیت‌های اجرایی مربوط نظام پیشنهادات را انجام می دهد.

شرح وظایف

- تدوین پیشنویس دستورالعمل نظام پیشنهادات به منظور ساماندهی در فرآیند پذیرش و بررسی پیشنهادات

- تدوین برنامه های اطلاع رسانی برای معرفی فعالیت های کمیته های مرکزی و تخصصی

- انجام مکاتبات کارگروه و ثبت نامه های وارده و صادره ، ثبت و نگهداری سوابق پیشنهادها و پیشنهاد دهندگان

- اعلام موضوعات اولویت دار از طریق فراخوان جهت دریافت پیشنهاد

-دریافت پیشنهادها، بررسی اولیه و اطلاع رسانی به پیشنهاد دهنده در مورد وضعیت پیشنهاد در کلیه مراحل بررسی پیشنهاد به صورت مستمر

- تعامل باپیشنهاد دهندگان در مورد اصلاح و تکمیل پیشنهادها

- ارجاع پیشنهادهای کامل بر حسب موضوع به کمیته های تخصصی ذیربط

- اعلام نتایج رد یا قبول پیشنهاد طبق مصوبات کمیته مرکزی و تخصصی به پیشنهاد دهنده

- پیگیری پرداخت پاداش و یا اهداء تقدیرنامه و دیگر جوایز به پیشنهاد دهندگان

- آماده سازی پیشنهادات واصله جهت طرح در کمیته مرکزی

۳ - کمیته تخصصی: با عضویت ۷ نفر از کارشناسان متخصص و صاحب نظر از هر معاونت، براساس نظر معاونت های محترم و با هماهنگی کمیته مرکزی پیشنهادات صورت می گیرد و امور مربوط به بررسی و کارشناسی پیشنهادات تخصصی، محاسبه و برآورد منافع حاصل از آن، اجرایی بودن پیشنهاد و ... را انجام می دهد.

شرح وظایف

- دریافت پیشنهادات ارجاع شده از سوی دبیر کمیته پیشنهادات

- بررسی دقیق پیشنهاد از جنبه های مختلف علمی و عملی و قانونی و انجام محاسبات مقدماتی به منظور تشخیص اقتصادی پیشنهاد ها

- تکمیل فرم گزارش کارشناسی پیشنهادات پذیرفته شده و ارائه به دبیرخانه نظام پیشنهادات

- ارائه دلایل مستند در صورت عدم تایید پیشنهاد به دبیرخانه نظام پیشنهادات

ماده (۳) : شرایط پیشنهادات

- در جهت بهبود روند انجام کار و بهبود فرایندها و وظایف و ماموریت های دانشگاه باشد.

· ارتقاء بهره وری، استفاده بهینه از منابع و صرفه جویی در هزینه ها و کاهش هزینه های سربار

· پیشگیری از کارهای موازی، دوباره کاری و کاهش مراجعات ارباب رجوع، ارائه خدمات بهتر

· ابداع روش های بدیع برای افزایش رضایت ارباب رجوع و کارکنان

· دلپذیر کردن محیط کار و گسترش روابط انسانی مطلوب در میان کارکنان

· ارتقاء دانش و سلامت کارکنان و ارباب رجوع

- توجیه فنی، اقتصادی، کاربردی و یا کیفی داشته باشد.

- در تعداد اعضای پیشنهاد دهنده محدودیتی وجود ندارد.

پیشنهادهای غیر قابل قبول :

· پیشنهادهای تکراری که قبلا عینا" یا با محتوای کاملا مشابه توسط دیگران ارائه شده و یا در دستور کار قرار دارد.

· پیشنهادهایی که تنها به ذکر مشکل پرداخته و توضیحی جهت ارائه راه حل ندارد.

· پیشنهادهایی که در زمان دریافت جزو سیاستهای دانشگاه نباشد.

· پیشنهادهایی که هم اکنون و با امکانات موجود اجرایی نیست.

· شکایت ها و انتقادهای شخصی، اداری، سازمانی

· مغایر با سیاست‌ها، قوانین و مقررات دانشگاه باشد.

· مفهوم آن واضح و روشن نباشد.

ماده (۴): سطوح پذیرش

پیشنهادات در سه سطح قابل ارزیابی و پذیرش خواهند بود.

سطح اول: در واحد

در ابتدا عنوان پیشنهادات توسط پیشنهاد دهنده به نماینده شورای پیشنهادات دانشگاه مستقر در واحد ارائه و سپس در جلسه‌ای با حضور ریاست واحد، نماینده شورا در معاونت و اعضای کمیته تخصصی مورد ارزیابی اولیه قرار می‌گیرد و در صورت تایید، به پیشنهاد دهنده یا پیشنهاد دهندگان جهت تکمیل فرم مربوطه جهت تشریح موضوع پیشنهادی عودت داده می‌شود. طرح پس از تایید شورای پیشنهادات دانشگاه، قابلیت اجرا در واحد را خواهد داشت.

سطح دوم: شورای پیشنهادات دانشگاه

پیشنهاداتی که دربرگیری بیشتری از واحد داشته باشند یعنی در واحدهای دیگر نیز قابلیت اجرا داشته باشند برای بررسی اولیه به نماینده شورا در واحد مربوطه ارائه می شوند و پس از بررسی اولیه به شورای پیشنهادات دانشگاه ارسال می گردند تا در جلسه مذکور مطرح شوند. در صورت تایید به پیشنهاد دهنده جهت انجام مراحل بعدی ابلاغ خواهد شد .

سطح سوم: هیات رییسه

در صورتی که موضوع پیشنهادی برای کل دانشگاه قابل تسری باشد و یا از لحاظ تامین هزینه‌های مالی نیاز به مصوبه هیات رییسه داشته باشد به جلسه مذکور ارجاع داده می شود.

ماده (۵): تشویق پیشنهادات

پیشنهادات پذیرفته شده به شرط اجرا به این شرح تشویق می‌شوند:

۱ – پذیرفته شده و اجرا شده در سطح واحد: مبلغ ۱۵۰۰۰۰۰ ریال + لوح تقدیر با امضای معاون مربوطه و دبیر شورای پیشنهادات

۲ – پذیرفته شده در شورای پیشنهادات و اجرا در سطح چند واحد: مبلغ ۳۰۰۰۰۰۰ ریال + لوح تقدیر با امضای رئیس دانشگاه

۳ - پیشنهادات پذیرفته شده جهت اجرا در سطح دانشگاه با ابلاغ ریاست محترم دانشگاه: مبلغ ۴۵۰۰۰۰۰ ریال + لوح تقدیر با امضای ریاست دانشگاه

۴ – پذیرش توسط وزارت بهداشت جهت اجرا در سایر دانشگاه ها: مبلغ ۷۰۰۰۰۰۰ ریال+ لوح تقدیر با امضای رئیس دانشگاه

تبصره:

۱ - مبالغ ذکر شده، سالی یکبار در جلسات شورای پیشنهادات قابل بازنگری است.

۲ – دبیرخانه نظام پیشنهادها می‌تواند با موافقت کمیته مرکزی برای ایجاد انگیزه و قدردانی بیشتر، علاوه بر پاداش‌های نقدی یا به عنوان قسمتی از پاداش های نقدی یکی یا ترکیبی از پاداش‌های غیر نقدی زیر را اختصاص دهد:

- معرفی فرد پیشنهاد دهنده به عنوان کارمند نمونه به شورای راهبری توسعه مدیریت

- اعزام به سفرهای زیارتی و سیاحتی به صورت فردی و خانوادگی

- لحاظ شدن امتیاز در ارزیابی عملکرد کارکنان به سه سطح :

· واحد ۳ امتیاز

· دستگاه ۵ امتیاز

· در سطح وزارت متبوع ۷ امتیاز

ماده (۶): اجرای پیشنهادهای مصوب

پس از تصویب پیشنهاد در کمیته مرکزی، اجرای پیشنهاد به واحد مجری ابلاغ می شود. واحد مجری موظف است زمانبندی اجرای پیشنهاد را حداکثر یک ماه بعد از ابلاغ به دبیرخانه نظام پیشنهادات اعلام نماید و گزارش کار را قبل از اجرا و نتایج حاصل از آن را حین و پس از اجرا برابر برنامه زمانبندی به دبیرخانه اعلام نماید.

ماده (۷): فرآیند ثبت و بررسی پیشنهادها

- ارسال پیشنهاد توسط کارکنان از طریق سامانه الکترونیکی نظام پیشنهادها و یا تحویل به نمایندگان شورا در معاونت ها

- بررسی مراتب تکمیل و ناقص بودن محتوای پیشنهاد ارسال شده توسط دبیرخانه و درصورت ناقص بودن ارجاع مجدد به پیشنهاد دهنده

- ارجاع پیشنهادها به کمیته های تخصصی جهت بررسی پیشنهاد

- ارجاع مجدد پیشنهاد به پیشنهاد دهنده در صورت نیاز به توضیحات تکمیلی(بنا به تشخیص کمیته تخصصی) با اعلام مهلت ارسال توسط دبیرخانه

- ارسال نتیجه بررسی کمیته به دبیرخانه حداکثر طی یکماه پس از دریافت پیشنهاد با ارائه دلایل مستند

- مردود اعلام کردن پیشنهادهای غیر قابل طرح در کمیته توسط دبیرخانه با ارائه دلایل مستند

- تقدیر از پیشنهاد دهنده و ارسال صورتجلسه پیشنهادهای تایید شده به کمیته مرکزی جهت تایید و تصویب

- ابلاغ پیشنهادهای مصوب کمیته تخصصی به واحد مجری

تبصره ۱- در صورتی که پیشنهاد مطرح شده مردود اعلام گردد، پیشنهاد دهنده می تواند با ارائه مستندات و مدارک کافی تا یک مرتبه و حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ، اعتراض خود را به دبیرخانه اعلام نماید تا مجددا در جلسه کمیته مطرح و بررسی گردد.

تبصره ۲- در صورت نیاز به زمان بیشتر جهت بررسی پیشنهاد, کمیته تخصصی مربوطه موظف است مراتب را در زمان یک هفته به دبیرخانه اطلاع دهد و زمان مورد نیاز خود را اعلام نماید.

تبصره ۳- در صورت تشخیص کمیته مرکزی یا کمیته تخصصی از فرد پیشنهاد دهنده و یا مدیر مربوطه در حوزه پیشنهاد جهت ارائه توضیحات دعوت به عمل می آید.

تبصره ۴- هریک از کمیته های تخصصی جهت بررسی پیشنهادهای ارائه شده می توانند از مشاوران دانشگاهی و یا کارشناس خبره استفاده کنند.

تبصره ۵- پیشنهادهای ملی مربوط به سازمان های تابعه و دانشگاههای علوم پزشکی کشور توسط کمیته نظام پیشنهادات دانشگاه بررسی و به کمیته کشوری نظام پیشنهادهای وزارتخانه ارسال می گردد.